DIGITALES BÜRO ‒ SOFTWARE FÜR DIE ZUKUNFT!

Daten im digitalen Büro intelligent vernetzt!

Von Papierakten und -bergen zum digitalen Büro

Im analogen Büro wird mit Papier gearbeitet: Rechnungen, Schreiben, Postsendungen, das allermeiste wird ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet. Dies kostet wertvolle Ressourcen wie Papier. Außerdem wird viel Platz für die Aufbewahrung benötigt. Regelmäßig muss kontrolliert werden, was aufbewahrt werden muss. Die Vernichtung der Akten ist aufwändig, da sie geschreddert werden müssen. Im digitalen Büro ist das papierlose Büro Wirklichkeit geworden: Alles wird mit dem Computer erledigt, ja man kann sogar mit dem Computer telefonieren.

Digitalisierung in Verwaltung und Sachbearbeitung

Vorteile eines digitalen Officemanagements

Das digitale Büro bietet viele Vorteile: Es schont die Ressource Papier. Damit tragen Sie zum aktiven Umweltschutz bei. Sie sparen Platz, weil Sie keinen Archivraum benötigen, sondern alles digital speichern können. Dies hat auch Vorteile bei der Entsorgung: Sie müssen keine externen Unternehmen mit der Vernichtung der Akten beauftragen. Selbst wenn bislang Ihre Mitarbeiter selbst die Papiere geschreddert haben, entfällt diese stupide Routinetätigkeit. Im digitalen Büro können Sie ganz einfach per Knopfdruck löschen, ja Sie können sogar Fristen für die Löschung vorgeben und dies automatisieren. Vor allem aber in der alltäglichen Arbeit, werden Sie das digitale Büro schnell zu schätzen wissen. Digitale Dokumente sind einfach zu kopieren und weiterzuleiten. So können auch bei räumlicher Verteilung der Mitarbeiter, beispielsweise aufgrund von Homeoffice, Arbeiten zügig erledigt werden.

Vorteile des strukturierten Officemanagements

Imperium® eine Plattform für das digitale Büro

Das digitale Büro hat aber auch Nachteile: Oft gibt es ganz verschiedene Software für unterschiedliche Aufgaben: Für die Bearbeitung der Rechnungen wird eine andere Software benutzt als für die digitale Personalakte. E-Mails und Termine werden auf dem Exchange-Server bearbeitet, die zum Termin gehörige Präsentation liegt auf dem Fileserver. Dadurch gehen viele Vorteile des digitalen Büros wieder verloren. Wenn Sie dagegen eine digitale Plattform nutzen, haben Sie alle Dokumente und Daten in einem System. Eine solche Plattform ist die Datenanalyseplattform imperium®. Hier können Sie zum einen alle Daten, Dokumente, Termine und vieles mehr in einer Plattform speichern.

Die bisherige Software kann weitergenutzt werden, da imperium® über Schnittstellen zu allen gängigen Office Management Softwarelösungen verfügt. Zusätzlich bietet Ihnen imperium® eine ausgefeilte Suchfunktion, mit der Sie sogar Texte in Dokumenten finden können, auch wenn das Dokument einen anderen Namen hat. Sie können Termine mit Dokumenten kombinieren, indem Sie intelligente Algorithmen nutzen. Außerdem können Sie Ihr Gebäude digitalisieren und als interaktive 3-D-Karte verfügbar machen. So können Sie auch Informationen zu Räumen zusammenfassen. Wenn beispielsweise der Fensterputzdienst gewechselt wird, können Sie automatisch die Größen der Fensterflächen abrufen. Sie können außerdem alte Angebote mit dem neuen Angebot vergleichen. Und wenn Sie wissen möchten, wann der Putzdienst da war, brauchen Sie nur auf den Raum zu klicken und finden die entsprechenden Angaben.

In vielen Unternehmen bestehen Vorbehalte gegen das digitale Büro, weil befürchtet wird, dass der Datenschutz nicht eingehalten werden kann. Auch hierfür bietet imperium® eine Lösung: Ein Rollen- und Berechtigungskonzept. Damit wird festgelegt, wer auf welche Informationen zugreifen darf. Sie können so auch Leserechte, Änderungsrecht oder Löschrechte vergeben. Damit nicht der Praktikant unbemerkt Firmengeheimnisse kopiert. Mit imperium® haben Sie also eine einzige Softwarelösung für Ihr digitales Büro, in der Sie alles zusammenführen und auswerten können. So sparen Sie Zeit, Ressourcen und letztlich auch Kosten.

Automatisierung mit imperium® – Kontaktnachverfolgung

Sparen Sie Zeit für Routine-Tätigkeiten, indem Sie diese automatisieren. Ein Beispiel ist die Kontaktnachverfolgung für Hygienekonzepte. Für Corona-Schutzmaßnahmen müssen Unternehmen die Aufenthalte aller externen Personen dokumentieren. Dafür nutzen viele Unternehmen Formulare, die ausgedruckt und dann händisch ausgefüllt werden. Mit dem Baustein Kontaktnachverfolgung von imperium erledigen Besucher, Handwerker und andere Dienstleister dies selbstständig und digital. Dazu scannen sie einfach einen QR-Code mit ihrem Smartphone. Dann geben sie ihre Daten ein und bestätigen, dass sie die Datenschutzinformationen gelesen haben. Mit einem Klick auf Gebäude betreten, zeichnet das System den Tag und die Uhrzeit automatisch auf.

Die Daten werden gemäß den Richtlinien der Datenschutzgrundversordnung (DSGVO) erhoben. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie automatisiert gelöscht. Damit werden alle Anforderungen der DSGVO erfüllt. Besonders bequem für Ihre Besucher und Dienstleister ist die Funktion „Daten merken“. Alle Daten werden dann vier Wochen lang so gespeichert, dass in dieser Zeit nicht mehr neu eingegeben werden müssen. Sie sparen durch die Automatisierung wertvolle Papierressourcen und schützen damit die Umwelt. Ihre Mitarbeiter entlasten sie von der Verpflichtung, Personendaten fristgerecht und sicher zu vernichten. Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von Routine-Tätigkeiten. So haben sie mehr Zeit für Aufgaben, von denen das Unternehmen wirklich profitiert.

Software für Kontaktnachverfolgung

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imperium® Bausteine für das digitale Büro

Imperium® ist modular aufgebaut. Das heißt, es bietet Ihnen verschiedene Bausteine, die Sie entweder einzeln oder beliebig miteinander kombiniert nutzen können. Der Vorteil: Sie bezahlen nur für die Bausteine, die Sie auch wirklich nutzen. Darüber hinaus haben Sie die Wahl, ob Sie imperium® in der Cloud oder auf Ihrem Server betreiben. Wenn Sie eine unverbindliche Beratung wünschen, treten Sie in Kontakt mit uns. Folgende Bausteine können Sie für Ihr digitales Büro nutzen:

KONTAKTE NACHVERFOLGEN

BESUCHERMANAGEMENT

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