Drei Vorteile eines Wissensmanagement Tools

Diese Situation kennt jeder: Der verantwortliche Mitarbeiter ist krank, in Urlaub oder Elternzeit. Möglicherweise hat er das Unternehmen sogar kurzfristig verlassen. Die Vertretung ist nicht ausreichend eingearbeitet. Wie werden Informationen jetzt am besten schnell gefunden? Dazu wird in die Suchmaske des imperium® Wissensmanagements ein Suchbegriff eingegeben. Mit einem Klick werden alle Informationen gefunden, egal wann und wo sie gespeichert wurden. Ist die Menge der gefundenen Daten zu groß kann die Suche verfeinert werden. Beispielsweise wird der Zeitraum eingeschränkt oder die Suche auf eine bestimmte Art von Dateien beschränkt. Die eingesparte Zeit kann jetzt für die Kundenbetreuung, für neue Projekte oder andere Aufgaben genutzt werden.

Wissen ist jederzeit verfügbar

Egal ob vor Ort oder im Homeoffice mit dem imperium® Wissensmanagement werden Informationen immer gefunden.

Volltextsuche findet alles

Dank Volltextsuche wird Wissen auch in Dateien gefunden. Und Dateien können sofort bearbeitet werden.

Datenschutz dank Zugriffskontrolle

Nur berechtigte Personen finden das Wissen. Schließlich sind Ihre Daten und Informationen die Grundlage Ihres Erfolgs.

Bild Datenanalyse Wissensmanagement Software

Wissensmanagement für hybrides Arbeiten

Die Arbeitswelt wird immer dynamischer: Während früher eine langjährige Unternehmenszugehörigkeit selbstverständlich war, wechseln jüngere Leute immer schneller den Job. Bereits rund ein Drittel aller Beschäftigten sind maximal fünf Jahre bei ihrem jetzigen Arbeitgeber. Dadurch geht auch Wissen verloren. Denn oft gelingt die Übergabe nicht so, wie es optimal für das Unternehmen wäre. Hinzu kommt, dass immer mehr Menschen zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, was hybrides Arbeiten genannt wird. Während beispielsweise ein Kollege noch ins Büro fährt, sitzt die Kollegin bereits am Schreibtisch. Jetzt kann man nicht einfach nachfragen, wo eine Datei gespeichert ist oder bitten, die letzte E-Mail noch mal zu schicken. Stattdessen muss man sich auf eine langwierige Suche machen. Mitarbeiter, die mit Kunden Kontakt haben, müssen viele Fragen beantworten. Dazu stehen ihnen zwar oft große Wissensdatenbanken oder Wikis zur Verfügung. Aber sie haben keine Zeit, um darin lange zu suchen. Vielmehr müssen sie schnellstmöglich die passende Auskunft geben können. Dies sind nur einige Fälle von vielen, in denen es um aktives Wissensmanagement geht. Und in der ein Wissensmanagement-Tool dabei hilft, Zeit zu sparen.

Wissensmanagement für hybrides Arbeiten

Wissensmanagement ohne Datenbank, FAQs oder Wikis

Mit vielen digitalen Wissensmanagements Tools müssen Sie erst eine Wissensbasis aufbauen. Dazu werden Daten erstellt und in einer zentralen Datenbank gespeichert. Diese Datenbank dient wird dann für den Wissensabruf genutzt. Manche Anbieter setzen auch auf den Aufbau einer FAQ-Liste oder eines Wikis, die händisch erstellt werden müssen. All dies braucht Zeit und Ressourcen. Mit dem imperium® Wissensmanagement können Sie dagegen direkt alles finden. Alle Daten bleiben dort, wo Sie gespeichert sind. Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter wie bisher. Sie speichern ihre Dateien auf Ihrem Fileserver, ein bestimmtes Ablagesystem ist nicht notwendig. Ebenso entfällt eine Pflege von Metadaten und auch die Benennung von Dateien kann beliebig erfolgen. Mit imperium® wird lediglich ein zentraler Index aufgebaut. Über diesen Index wird die Suche in Ihrem Datenbestand durchgeführt. Ihre Daten bleiben dort gespeichert, wo sie sind. Deshalb ist Ihr imperium® Wissensmanagement innerhalb von einem Tag eingerichtet. Sie können es sofort nutzen. Eine Mitarbeiterschulung ist nicht erforderlich. Denn die Suche funktioniert wie mit Google: Einfach nur den Suchbegriff oder auch mehrere Begriffe eingeben und schon finden Sie alle Ergebnisse.

Wissensmanagement ohne Datenbank, FAQ und Wiki

Günstiger als Sie denken: Wissensmanagement-Software

Mit dem imperium® Wissensmanagement zahlen Sie nur für das, was Sie auch wirklich nutzen. Sie haben die Wahl, ob Sie Ihren Fileserver durchsuchen möchten oder nur Ihren Exchange-Server oder beides. Sie entscheiden, ob Sie in einer großen Menge an Daten oder nur in einer begrenzten Menge suchen wollen. Zum Schluss können Sie außerdem bestimmen, wie viele Personen Ihr Wissensmanagement Tool nutzen sollen. Ihre Auswahl können Sie monatlich abändern. Denn es gibt keine Vertragslaufzeit. So bleiben Sie flexibel, damit Sie Ihr Wissen genauso nutzen können, wie es für Sie passt.

Kosten Wissensmanagement Software

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Funktionen Ihres imperium® Wissensmanagements

Funktion Adminstration

Installation

Installieren Sie selbst ganz einfach auf Ihrem Server oder in der Cloud.

Weitere Informationen
Funktion Browserbasiert

Browserbasiert

Nutzen Sie die Lösung unabhänig vom Nutzungsort oder Betriebssystemen.

Weitere Informationen
Funktion Berechtigung

Berechtigungen

Zugriff auf die Informationen erhält nur, wer auch dafür berechtigt ist.

Weitere Informationen
Funktion Volltextsuche

Volltextsuche

Finden Sie Suchbegriffe sogar in von Dateien unabhängig vom Dateinamen.

Weitere Informationen
Funktion Export

Exportfunktion

Exportieren Sie Ihre Suchergebnisliste zum Nachweis für die DSGVO

Weitere Informationen
Textbearbeitung

Dateien bearbeiten

Sie können Dateien direkt aufrufen und bearbeiten.

Weitere Informationen
Funktion Konnektoren

Konnektoren

Nutzen Sie die Konnektoren für Exchange und Fileserver u.a.

Weitere Informationen
Funktion Individualisierung

Individualisierung

Wählen Sie Ihr Wissensmanagement individuell aus.

Weitere Informationen

Kombinieren Sie folgende imperium® Bausteine

Die imperium® Plattform bietet Ihnen viele weitere Bausteine, mit denen Sie die Digitalisierung verwirklichen können. Ein Baustein ist die digitale Arbeitsmittelverwaltung. Damit können Sie alle Arbeitsmittel, die für die Sicherheit eines Unternehmens kritisch sind, verwalten. Dies können beispielsweise Laptops, Smartphones, aber auch persönliche Schutzausrüstung oder sogar Vollmachten sein. Dokumentieren Sie rechtssicher Ausgabe und Rückgabe der Arbeitsmittel. Behalten Sie den Überblick, welche Arbeitsmittel in Ihrem Unternehmen von wem genutzt werden. Mit dem Baustein digitale Zeiterfassung können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeits- und Pausenzeit eigenständig erfassen, egal wo sie arbeiten. Außerdem können Sie den Arbeitsort gleich miterfassen: sei es im Unternehmen selbst, im Homeoffice oder beim Kunden. Neben der Arbeitszeit können mit der imperium® Zeiterfassung auch alle Arten der Abwesenheit erfasst werden. Sogar eine digitale Urlaubsverwaltung mit Vertretungsregel ist über imperium® möglich. Empfangen Sie in Ihrem Unternehmen regelmäßig Besucher? Möchten Sie die Zusammenarbeit zwischen Ihre Mitarbeitern und Ihrem Empfang verbessern? Dann nutzen Sie das imperium® Besuchermanagement. So können Sie den gesamten Besuchsprozess digitalisieren, bis hin zum Druck von Besucherausweisen oder zur Durchsetzung von Hausverboten. In Zeiten der Corona-Pandemie ist auch eine digitale Kontaktnachverfolgung für Unternehmen vorteilhaft. Schließlich passiert es schnell, dass eine erkrankte Person das gesamte Unternehmen lahmlegen kann. Gut zu wissen, wer zu welchem Zeitpunkt im Unternehmen war und dies auch dem Gesundheitsamt nachzuweisen. Schließlich lassen sich nicht alle Arbeiten digitalisieren. Mit der imperium® Kontaktnachverfolgung können sich Externe selbständig ein- und ausloggen. Alle Daten werden über eine gesicherte Verbindung übertragen und gespeichert. Nach vier Wochen werden sie automatisch gelöscht. Der bestmöglichste Datenschutz bei minimalem Aufwand.

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